J’ai remarqué que les ruptures de communication en entreprise ne sont souvent pas intentionnelles. Les individus se concentrent sur d’autres aspects plus tangibles du travail qu’ils jugent plus importants.
Cependant, lorsqu’une rupture de communication apparait, il est courant de voir des perturbations importantes. Mais également de la frustration et une perte de motivation. En tant que dirigeants, nous jouons un rôle important en veillant à ce que la communication soit pertinente, opportune et efficace.
Dans cet article, j’examinerai certaines des causes courantes de rupture de communication et comment vous pouvez essayer de les éviter sur votre lieu de travail.
Qu’est-ce qui cause une rupture de communication?
Les causes des ruptures de communication en entreprise sont nombreuses. Je vous livre ici les principales, si vous pensez qu’il en manque, faites-le moi savoir dans les commentaires ci-dessous !
#1 Penser que la communication en entreprise = envoyer un message
Commençons par l’une des causes les plus courantes de rupture de communication. Souvent les dirigeants supposent que l’envoi d’un message compte comme une communication.
Par exemple, nous pouvons envoyer un e-mail et supposer que le destinataire l’a lu. Nous pouvons également mentionner quelque chose d’important rapidement dans une conversation au détour d’un couloir et supposer que la personne avec laquelle nous communiquons a vraiment assimilé ce message.
Reprenons l’exemple de l’e-mail. Le problème ici est que nous supposons que d’autres personnes sont à l’écoute de notre message, alors qu’elles ne le sont peut-être pas.
Le courrier électronique est un « coupable » assez courant. Beaucoup sont occupés, et nos boîtes aux lettres regorgent d’e-mails non-lus… Si votre message est vraiment important, vous devez peut-être trouver une meilleure méthode.
Il est important de se rappeler que la communication comporte deux parties:
1. Tout d’abord, il s’agit de faire passer votre message, sous la forme appropriée.
2. La communication consiste à s’assurer que votre public a bien reçu et compris votre message.
« La qualité de notre communication est déterminée non par la manière dont nous disons les choses, mais par la manière dont elles sont comprises ». – Andrew Grove
C’est pourquoi nous devons nous débarrasser de l’état d’esprit consistant à simplement diffuser un message à notre destinataire. Si vous vous concentrez uniquement sur l’envoi du message, vous n’atteignez que la moitié de l’objectif.
#2 Supposer que les autres communiquent de la même manière que nous
Une communication d’entreprise efficace est différente pour chacun.
Certaines personnes sont heureuses de recevoir un e-mail avec les détails d’un changement dans leur équipe, mais d’autres aimeraient que ces changements soient communiqués de manière plus personnelle.
Il est important que vous ne supposiez pas que votre public réagit comme vous en matière de communication.
Il peut sembler pratique de traiter tout le monde dans votre équipe de la même manière, mais cela peut souvent conduire à mettre à l’écart certains membres de l’équipe qui peuvent avoir un style de communication différent.
Certaines personnes aiment voir des images et des diagrammes, d’autres absorbent mieux les messages en lisant du texte ou en entendant les mots à voix haute.
«Traitez les autres comme vous aimeriez être traité» ne suffit pas ici. Vous devez traiter les autres comme ils aimeraient être traités. En d’autres termes, vous devez essayer de communiquer d’une manière qui leur convient.
Il s’agit ici de réfléchir consciemment à la façon dont vous communiquez.
#3 Supposer que les autres sachent déjà ce que vous voulez et comprennent ce qui se passe
Les lieux de travail peuvent être extrêmement complexes. Les équipes ont des priorités diverses et nombre de parties prenantes envoient des messages et s’efforcent d’attirer l’attention.
Les dirigeants sont souvent «au courant» sur le lieu de travail, ayant un meilleur accès aux rouages internes de l’entreprise. Si quelque chose se produit, les dirigeants sont généralement les premiers à être informés, afin qu’ils puissent ajuster les priorités ou transmettre les informations en cascade à leurs équipes.
En raison de cette position privilégiée, les dirigeants supposent parfois que toutes les équipes sont au courant de la stratégie d’entreprise. Ils échoueront parfois à communiquer, en supposant que des informations importantes sont déjà disponibles. Des équipes mal informées auront le sentiment d’être négligées ou ignorées.
Les dirigeants occupés tombent également dans le piège de supposer que leurs équipes savent ce à quoi elles s’attendent ou ce dont elles ont besoin. Cela entraîne des difficultés et de la frustration, lorsque les attentes claires n’ont pas été définies dès le début.
Beaucoup de leaders sont tombés dans ce piège lorsque le travail n’était pas terminé, parce que l’équipe ne savait pas vraiment ce qui était attendu.
#4 Sous-estimer le "besoin de savoir"
Parfois, les dirigeants gardent l’information pour eux-mêmes, en estimant que les autres n’ont pas besoin de savoir. D’autres fois, ils ne considèrent tout simplement pas que les gens pourraient être intéressés par différents aspects d’un dossier. L’individu aime sentir qu’il fait partie d’une communauté. Il aime comprendre ce qui se passe, même s’il n’est pas directement touché ou impliqué.
Le fait est que les employés aiment comprendre ce qui se passe sur leur lieu de travail. Lorsque les dirigeants émettent des hypothèses sur ce que les équipes pourraient en penser, la communication peut en souffrir.
#5 Négliger les problèmes entre les membres de l'équipe ou les parties prenantes
Une autre rupture de communication en entreprise courante se produit lorsque les individus ne s’entendent tout simplement pas. Lorsque vous n’aimez pas vraiment parler à quelqu’un, vous êtes moins susceptible de communiquer avec lui, n’est-ce pas ?
Dans certains cas, les personnes concernées retiennent ou accumulent des informations pour se donner un plus grand sentiment de pouvoir et de contrôle. Cela peut conduire à des rétentions d’informations limitant la communication à des « pairs proches ».
Les dirigeants doivent être en mesure de repérer ces situations et essayer de les résoudre, pour que l’information puisse continuer à circuler. Si nous ne gardons pas les yeux ouverts sur la dynamique au sein et autour de nos équipes, des ruptures de communication ou des conflits peuvent facilement en résulter.
Quelle que soit la structuration des processus et de votre organisation, celle-ci sera difficilement performante s’il n’existe pas une communication efficace dans l’entreprise !
« La chose la plus importante en communication, c’est d’entendre ce qui n’est pas dit. » – Peter Drucker
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